So können Sie eine Umsatzsteuernachschau vermeiden

Konzentration auf junge Unternehmer

Eine Umsatzsteuernachschau ist der Schrecken aller Unternehmer. Warum? Weil das Finanzamt sie nicht vorher ankündigen muss, so wie es bei einer normalen Betriebsprüfung erforderlich wäre. Schlecht für den Unternehmer, der sich darauf nicht mehr vorbereiten oder seine Unterlagen ordnen kann, gut für den Fiskus, der damit jedes Jahr Milliarden einnimmt. In diesem und dem nächsten Artikel zeigen wir Ihnen die häufigsten vier Auslöser für eine Umsatzsteuernachschau.

Neugründer im Visier

Leider haben Existenzgründer immer ein erhöhtes Risiko für eine Umsatzsteuernachschau. Warum Neugründer besonders häufig geprüft werden, hat einen einfachen Grund: Viele Privatpersonen melden lediglich ein Gewerbe an, um aus privaten Rechnungen die Vorsteuer ziehen zu können. Dies zeigt sich besonders deutlich, wenn bei der Umsatzsteuervoranmeldung stets Rückzahlungen entstehen und keine Umsätze generiert werden.

Nun wäre es zwar einfach, einfach alle Unternehmen zu prüfen, bei denen dies der Fall ist. Dies wäre dem Fiskus aber wohl zu einfach und prüft stattdessen stichprobenartig einfach alle jungen Unternehmen.

Wie Sie damit umgehen können

Wenn Sie ein solches Scheinunternehmen nicht gegründet haben, haben Sie zunächst einmal nichts zu befürchten, müssen aber dennoch stets darauf gefasst sein, dass Sie von einer Umsatzsteuernachschau betroffen sein könnten. Das Finanzamt kündigt solche Nachschauen ganz bewusst nicht an, damit Sie keine Vorkehrungen treffen können. Sonst könnten es Scheinunternehmer so aussehen lassen, als würde ihr Unternehmen tatsächlich existieren. Nachdem Ihr Unternehmen ja wirklich existiert, können Sie dies ja problemlos anhand Ihrer Buchführungs- und Geschäftsführungsunterlagen nachweisen.

Kümmern Sie sich darum, dass Ihre Buchführung stets ordentlich und korrekt ist. Verschieben Sie die Ordnung nicht auf später, denn später kann schnell einmal zu spät sein.

Das Finanzamt hat nichts zu geben

Vorsteuererstattungen sieht das Finanzamt gar nicht gerne. Sie sollen gefälligst Umsatzsteuer einbringen und den Fiskus nicht nur Geld kosten. Aber in der Praxis kommt es nun einmal immer wieder einmal vor, dass es zur Abwechslung einmal keine Zahllast, sondern einen Erstattungsanspruch gibt.

Wie Vorsteuererstattungen zustande kommen

Ein Erstattungsanspruch kommt ganz einfach immer dann zustande, wenn mehr Ausgaben als Einnahmen vorliegen – und dafür gibt es viele mögliche Ursachen. Einige Beispiele sind:

• Sie befinden sich noch in der Gründungsphase Ihres Unternehmens und müssen noch große Investitionen tätigen, bevor Sie Umsätze generieren können.
• Sie wickeln gerade einen großen Auftrag ab, für den zwar bereits jede Menge Kosten angefallen sind, den Sie aber erst in einem der nachfolgenden Monate abrechnen können.
• Sie mussten in diesem Monat eine große Investition tätigen.
• Ihr Unternehmen läuft gerade nicht so gut und Ihre Umsätze reichen tatsächlich nicht, um Ihre Betriebsausgaben zu decken.

Was da wohl dahintersteckt?

Bei einer einzigen Vorsteuererstattung denkt sich das Finanzamt in aller Regel noch nichts und bezahlt den Betrag aus. Wenn Sie jedoch in mehreren aufeinanderfolgenden Monaten weniger Einnahmen als Ausgaben haben, wird das Finanzamt (verständlicherweise) hellhörig und möchte wissen, was dahintersteckt. So schnell wird eine Umsatzsteuernachschau veranlasst.

Vorbeugen ist möglich

Auch wenn Ihnen dies auf den ersten Blick nicht so erscheint, können Sie durchaus etwas tun, um dies zu vermeiden. Sie können beispielsweise dem Sachbearbeiter im Finanzamt die Erklärung für Ihre Vorsteuererstattung gleich von sich aus mitliefern. Dann hat er lapidar gesagt keinen Grund, vorbeizukommen und sich vor Ort von der Sachlage zu überzeugen.

Dies bedeutet: Wenn Sie eine größere Investition getätigt haben, reichen Sie zu Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung eine Kopie der Rechnung ein, die ein so großes Loch in Ihre Unternehmenskasse gerissen hat. Und schon weiß Ihr Sachbearbeiter Bescheid.

Voneinander abweichende Umsatzsteuervoranmeldungen und -jahreserklärung

Während dem Jahr geben Sie entweder monatlich oder quartalsweise Ihre Umsatzsteuervoranmeldung ab und führen bereits zum jeweiligen Fälligkeitszeitpunkt die vereinnahmte Umsatzsteuer an den Fiskus ab. Zum Jahresende hin müssen Sie eine Jahreserklärung über die Umsatzsteuer abgeben. Im Optimalfall ergeben alle Umsatzsteuervoranmeldungen zusammengerechnet dieselben Zahlen wie die Jahreserklärung. Doch was passiert, wenn dies nicht so ist? Ganz einfach: Ihr zuständiger Finanzbeamter wird wahrscheinlich hellhörig werden und gleich eine Umsatzsteuersonderprüfung veranlassen.

Wie kommen Differenzen zustande?

Differenzen zwischen Voranmeldungen und Jahreserklärung kommen vor allem durch eine unsaubere Buchführung zustande, z. B.

• Sie haben eine Rechnung falsch abgelegt und dadurch vergessen, sie zu buchen.
• Sie haben in einem bereits gemeldeten Zeitraum Änderungen an Rechnungen vorgenommen, weitere Rechnungen hinzugefügt oder Rechnungen storniert und vergessen, hierüber eine Korrekturmeldung abzugeben.
• Sie haben eine Rechnung versehentlich mit einem falschen Betrag eingebucht.

Egal, welche dieser Varianten nun bei Ihnen dazu geführt hat, dass Sie eine höhere oder niedrigere Jahresmeldung abgeben, als anhand der Voranmeldungen zu vermuten war – für den Sachbearbeiter im Finanzamt macht es nicht gerade einen guten Eindruck. Für ihn lässt dies auf eine unsaubere Buchführung schließen und eine unsaubere Buchführung bedeutet in der Regel auch gute Ansatzpunkte für eine Umsatzsteuersonderprüfung.

Zwei Möglichkeiten der Vorbeugung

Das einfachste Mittel, einer solchen Problematik vorzubeugen, ist natürlich, bereits während des Jahres Sorgfalt walten zu lassen und die Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt abzuwickeln. Dann kommen Sie erst gar nicht in die Bredouille, sich erklären zu müssen.

Wenn das Kind nun aber schon in den Brunnen gefallen ist und Sie vor Ihrer abweichenden Jahreserklärung sitzen, dann ergreifen Sie die Gelegenheit und erklären Sie gleich von sich aus, wie es zu den Differenzen kam. Setzen Sie hierzu ein Schreiben auf, in dem Sie Erklärungen für die Differenzen geben – und diese sollten sich möglichst realistisch und nicht nach „Ausreden“ anhören. Dieses Schreiben legen Sie Ihrer Jahreserklärung bei.

Umsatzsteuernachschau wegen Problemen mit Geschäftspartnern

Die meisten Ursachen, die zu einer Umsatzsteuernachschau führen, werden durch Probleme aus Ihrem eigenen Betrieb verursacht. Allerdings kann es auch passieren, dass für die Umsatzsteuersonderprüfung Unregelmäßigkeiten bei Ihren Geschäftspartnern verantwortlich sind.

Mögliche Unregelmäßigkeiten

„Mitgefangen, mitgehangen“ lautet die Devise, wenn es um die Umsatzsteuernachschau geht. In den vorherigen Teilen dieser Artikelserie haben wir Ihnen bereits gezeigt, welche Unregelmäßigkeiten zu einer Umsatzsteuersonderprüfung führen können. Wenn einer Ihrer Geschäftspartner durch eine solche Unregelmäßigkeit auffällt und Ihr Name dabei auftaucht.

Wenn beispielsweise einer Ihrer Kunden eine hohe Rechnung von Ihnen als Betriebsausgabe geltend macht, die bei ihm zu einer Umsatzsteuererstattung führt, kann das dortige Finanzamt bei Ihrem zuständigen Finanzamt problemlos nachfragen, ob Ihr Unternehmen überhaupt besteht und ob diese Rechnung bei Ihnen korrekt als Einnahme verbucht und die vereinnahmte Umsatzsteuer abgeführt wurde. Ihr Finanzamt kann dies natürlich nicht ohne weiteres beantworten und rückt gleich einmal zur Umsatzsteuersonderprüfung an.

Vorsicht statt Nachschau

Leider haben Sie keinen Einblick in die Buchführung Ihrer Geschäftspartner, weshalb an dieser Stelle Vorsichtsmaßnahmen nur schwer ergriffen werden können. Sie können dieser Problematik nur vorbeugen, wenn Sie bereits im Vorfeld bei der Auswahl Ihrer Kunden und Geschäftspartner sehr genau hinsehen. Sie sollten beispielsweise stets überprüfen, ob Ihr Geschäftspartner wirklich so existiert, wie er behauptet. Stellen Sie sich beispielsweise folgende Fragen:

• Gibt es zu der angegebenen Adresse einen Eintrag mit diesem Namen?
• Besteht eine Handelsregistereintragung?
• Ist auf der Website des Unternehmens ein gültiges Impressum mit einem reellen Ansprechpartner eingetragen?
• Handelt es sich um eine Gesellschaft ohne Haftung (z. B. Limited, Unternehmergesellschaft)?

Lassen Sie sich am besten nur auf Geschäftspartner ein, deren Identität Sie abschließend klären können und von deren Seriosität Sie sich überzeugt haben.

Quelle: http://www.betriebsausgabe.de

Über den Autor:

Torsten Montag ist Chefredakteur von www.betriebsausgabe.de. Als Dipl. Betriebswirt (FH) mit den Schwerpunkten Steuern- und Prüfungswesen, Investition, Finanzierung und Wirtschaftsrecht berät er bereits seit April 2005 Existenzgründer. Darüber hinaus ist er zugelassener KfW-Gründungsberater im Schwerpunkt Onlinemarketing.