Die richtige Vorgehensweise bei einer Zertifizierung

Die richtige Vorgehensweise bei der ISO 9001 Zertifizierung

Viele Unternehmer klein- und mittelständischer Unternehmen werden von Ihren Lieferanten aufgefordert, sich nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen, um auch weiterhin als Lieferant berücksichtigt zu werden. Einer solchen Zertifizierung (weitere Informationen zur ISO 9001 erhalten Sie hier) wird oft nachgesagt, dass sie eine ausufernde Dokumentation und Mehrarbeit mit sich bringt. Dies muss nicht sein und der folgende Artikel gibt Ihnen 3 Tipps an die Hand, wie Sie dies vermeiden können.

1. Implementieren Sie nur die wirklich benötigten und geforderten Elemente.

Wenn Sie ein Qualitätsmanagementsystem einführen ohne dieses zertifizieren lassen zu wollen, dann sind Sie in Ihren Entscheidungen wirklich frei und können nur die wirklich gewünschten Elemente (Kundenzufriedenheitsermittlung, Lieferantenbewertung…) implementieren. Doch auch wenn Sie ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 einführen, dann sind Sie flexibler, als im Allgemeinen angenommen. So lässt die Norm zu, dass bestimmte, nicht zutreffende Normpunkte ausgeschlossen werden können. Lassen Sie mich dies an zwei Beispielen erläutern:

Sie haben ein Dachdeckergeschäft und überlegen sich, wie Sie den Normpunkt Entwicklung regeln. Das müssen Sie nicht, denn in dem Fall lässt sich der Normpunkt Entwicklung ersatzlos streichen. Sie selber verbauen nur die Materialien, die Ihnen geliefert werden und entwickeln keine eigenen Produkte – somit ist dieser Punkt für Sie irrelevant. Relevant wäre er für Sie, wenn Sie Dachziegel produzieren und teilweise auch neue Dachziegel entwickeln.

Wenn Sie zum Beispiel Unternehmensberater sind, dann sind Messmittel für Sie in der Regel irrelevant und der dazugehörige Normpunkt kann ersatzlos gestrichen werden. Fangen Sie nicht an, Ihr Lineal als Messmittel zu definieren und regelmäßige Kalibriertermine festzulegen. Dies bringt Ihnen nichts und trägt nicht zur Normerfüllung und somit zur Zertifizierung nach ISO 9001 bei.

2. Setzen Sie die Anforderungen schlank, effizient und praktikabel um.

Die Norm ISO 9001 fordert gewisse Dokumentationen und Vorgehensweisen. In der Realität werden diese allerdings häufig viel zu kompliziert umgesetzt. Dies bringt nicht nur einerseits Mehrarbeit mit sich, andererseits leidet auch die Effektivität des Qualitätsmanagementsystems darunter. Deshalb hinterfragen Sie bei jeder Umsetzung der Anforderung, ob Ihnen dies weiterhilft und wie man dies unter Umständen vereinfachen könnte. Auch hier möchte ich dies wieder an zwei Beispielen erklären.

Die ISO 9001 fordert das Unternehmen zu Lieferantenbewertungen auf. Erster Knackpunkt dabei, Lieferantenbewertungen sind nur für qualitätsrelevante Lieferanten gefordert. Fangen Sie also nicht damit an, Ihre Büromittellieferanten zu bewerten, ob diese Ihnen das Kopierpapier rechtzeitig und in einer guten Qualität liefern. Außerdem ist nicht gefordert, wie komplex diese Bewertungen sein müssen. Daher ist es nicht immer vorteilhaft, wenn man mit ausschweifenden Punktesystemen arbeitet. Kurze und knappe Bewertungsmöglichkeiten (z.B. nach gut, mittel und schlecht) sind bei vielen gerade kleinen Unternehmen völlig ausreichend.

Als zweites Beispiel möchte ich die internen Audits, also die internen Überwachungen des Qualitätsmanagements erwähnen. Die Norm fordert, dass diese geplant, durchgeführt und ausgewertet werden. Für ein kleines Unternehmen ist es in der Regel völlig ausreichend, eines dieser Systemaudits pro Jahr durchzuführen. Planung erfolgt am Jahresanfang in dem Termin festgelegt wird. An dem betreffenden Tag wird das Audit durchgeführt und auch gleich das Protokoll erstellt und somit ist die Normforderung schlank und praktikabel umgesetzt.

3. Vergessen Sie nicht den Faktor Mensch.

Dies ist vielleicht der entscheidendste Punkt, denn viele Qualitätsmanagementsysteme scheitern, bzw. sind ineffizient, weil diese nicht von den Personen im Unternehmen mitgetragen werden.

Wenn Sie als Unternehmer ein Qualitätsmanagement einführen, sollten Sie mit Ihrer Belegschaft eine Besprechung zu dem Thema durchführen. Qualitätsmanagement strafft Strukturen und Prozesse und schafft eine Effizienzsteigerung. Teilen Sie Ihrer Belegschaft mit, dass Sie dies nicht tun um Arbeitsplätze wegzurationalisieren, sondern ganz im Gegenteil – dadurch wird die Position des Unternehmens im Wettbewerb gestärkt und die Arbeitsplätze sicherer gemacht. Und machen Sie diese erste Besprechung nicht am Freitag nach der Arbeitszeit, dann sind erstens alle Mitarbeiter gedanklich schon im Wochenende und das Qualitätsmanagement hat schon den ersten schlechten Eindruck hinterlassen, weil es der Belegschaft Freizeit kostet.

Ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 benötigt einen Qualitätsmanagementbeauftragten, also den Beauftragten der obersten Leitung, der sich um dieses Qualitätsmanagementsystem kümmert. Bestimmen Sie diesen Qualitätsmanagementbeauftragten selber und überlassen Sie diese Entscheidung nicht der Belegschaft, sonst wird es im Zweifelsfall derjenige, der sich am wenigsten wehrt oder der, der an dem Tag einfach nicht da ist.

Vermeiden Sie von Anfang an Angst unter den Mitarbeitern vor dem Qualitätsmanagementsystem und zum Beispiel auch den damit verbundenen Audits (Überprüfungen). Solche Audits dienen nicht dazu Personen zu überprüfen, sondern sind einzig und allein für Arbeitsabläufe und Prozesse und somit zu einer Effizienzsteigerung des Systems da.

Wenn Sie diese 3 Regeln beachten und Ihre gesunden Menschenverstand walten lassen, dann ist schon ein großer Schritt in Richtung eines effizienten Qualitätsmanagementsystems getan, welches nachhaltig den Unternehmenserfolg unterstützt.


Über den Autor Michael Thode:

Ich betreibe seit 2011 die Lösungsfabrik Bodensee und berate klein- und mittelständische Unternehmen für die ISO 9001 und Qualitätsmanagement. Schwerpunkt dabei liegt auf einem schlanken und effizienten System, um eine Dokumentationsflut zu vermeiden. Denn was nützen die besten Prüfprotokolle und Normüber- erfüllung, wenn diese nur Zeit und Geld kosten und dem Unternehmen nichts bringen.

Michael Thode bei einer Veranstaltung zum Thema Qualitätsmanagement

Michael Thode im Vortrag zum Thema Qualitätsmanagement


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