Die Rechnugssoftware billomat für dich im Praxistest

Die Rechnungssoftware billomat für dich im Praxistest

In unserer kleinen Serie über Rechnungsprogramme ist heute die Online-Rechnungssoftware billomat an der Reihe. Im letzten Blogartikel zu diesem Thema habe ich dir bereits das Rechnungsprogramm FastBill ausführlich vorgestellt. Auch über das Lexoffice Rechnungsprogramm habe ich für dich in zwei Blogartikeln eingehend berichtet.

Wie bei Lexoffice und FastBill gibt es auch bei billomat die Möglichkeit die Rechnungssoftware kostenlos zu testen. Im Gegensatz zu den beiden anderen Rechnungsprogrammen ist der Testaccount bzw. der Tarif S bei billomat nicht zeitlich begrenzt. Dafür sind in Tarif S weniger Funktionen freigeschaltet.

Screenshot der Preise der Rechnungssoftware billomat

Screenshot der Preise der Rechnungssoftware billomat

In wenigen Schritten zu deinem kostenlosen Account bei der Rechnungssoftware billomat

Auf der Startseite der Online-Rechnungssoftware billomat findest Du den Link zum kostenlosen Test von billomat.

Screenshot der Startseite der Rechnungssoftware billomat

Screenshot der Startseite der Rechnungssoftware billomat

Nachdem Du den orangenen Button „Kostenlos testen“ gewählt hast, wirst Du auf die Anmelden-Seite geleitet. Hier gibst Du deinen Vornamen, deinen Nachnamen und deine E-Mail-Adresse an. Die Links zu den AGBs und zu den Datenschutzbestimmungen befinden sich unter dem Anmelde-Formular. Mit der Anmeldung bei billomat bestätigst Du diese AGBs und Datenschutzbestimmungen.

Screenshot der Anmeldung zur Rechnungssoftware billomat

Screenshot der Anmeldung zur Rechnungssoftware billomat

Du erhältst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an die angegebene E-Mail-Adresse. Klicke auf diesen Link um deine E-Mail-Adresse zu bestätigen und Du wirst auf eine Seite geleitet, auf der Du die Angaben zu deiner Firma vervollständigst. Außerdem erstellst Du hier die Anmeldedaten zu deinem billomat-Account.

Screenshot der Anmeldedaten zur Rechnungssoftware billomat

Screenshot der Anmeldedaten zur Rechnungssoftware billomat

Wähle eine billomatID, die Du dir leicht merken kannst und trage deine ID in das freie Feld hinter „billomatID“ ein. Die ID kann aus Kleinbuchstaben und/oder Zahlen bestehen. Die billomatID ist anschließend Bestandteil der Internet-Adresse, die dich zum Login deines Accounts führt.

Des Weiteren wählst Du noch ein Passwort, welches Du im Feld darunter bestätigen musst. Mit einem Klick auf „Anmeldung abschließen“ wird dein Account erstellt und Du gelangst als erstes auf die Dokumenten-Seite deines neuen billomat-Accounts.

Screenshot der Dokumenten-Seite der Rechnungssoftware billomat

Screenshot der Dokumenten-Seite der Rechnungssoftware billomat

Hier siehst Du einige Muster-Rechnungen übersichtlich aufgelistet. Auch unter den Reitern „Artikel“ und „Kontakte“ zeigen dir Muster, wie deine Produkte und deine Kontakte aussehen können.

Nehmen wir uns nun die Funktionen Schritt für Schritt vor. Wir beginnen mit den Einstellungen für deinen Account.

Die Einstellungen in der Rechnungssoftware billomat

Der Link zu den Einstellungen befindet sich im oberen Bereich direkt neben dem billomat-Logo. Nachdem Du „Einstellungen“ gewählt hast, werden dir deine Daten wie Kundennummer, Kontaktdaten, Bankverbindung und deine Steuernummer angezeigt.

Diese Daten sind zu diesem Zeitpunkt noch unvollständig und können jetzt ergänzt werden. Wähle dazu auf der rechten Seite in der Box „Mein Konto“ den Link „Firma bearbeiten“ aus. Außer deiner billomat-Kundennummer hast Du nun die Möglichkeit, deine Daten zu bearbeiten.

Screenshot: Firmendaten bearbeiten in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Firmendaten bearbeiten in der Rechnungssoftware billomat

Unter dem Link „Abo und Tarife“ wird dir dein aktuelles Kontingent an Dokumenten, Kunden, Artikel und Speicherplatz angezeigt. Darunter hast Du die Möglichkeit deinen Tarif zu wechseln, die einzelnen Pakete siehst Du dort in der Übersicht. Dein aktueller Tarif ist in der Tabelle hellgrün hinterlegt. Ganz unten findest Du den Button „Abonnement kündigen“.

Screenshot: Abo und Tarife in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Abo und Tarife in der Rechnungssoftware billomat

Im Rechnungsarchiv werden die Rechnungen von billomat an dich abgelegt. Auch hier hast Du noch einmal die Möglichkeit dein Abonnement zum Ende der Vertragslaufzeit zu kündigen.

Rechnungsvorlagen erstellen

Die Rechnungssoftware billomat bietet dir zwei vorgefertigte Rechnungsvorlagen an. Bei diesen beiden Rechnungsvorlagen kannst Du einige Einstellungen vornehmen:

  • Das Papierformat wählen
  • Dein Firmenlogo einbinden
  • Texte in die Kopf- und Fußzeile einfügen
  • Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe einstellen
  • Eine Unterschrift einfügen
Screenshot: Rechnungsvorlagen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Rechnungsvorlagen in der Rechnungssoftware billomat

Des Weiteren hast Du die Möglichkeit eigene Vorlagen hochzuladen, die Du mit Word erstellt hast. Eigene Vorlagen kannst Du zu folgenden Dokumenten verwenden:

  • Rechnungen
  • Angebote
  • Mahnungen
  • Auftragsbestätigung
  • Gutschriften
  • Lieferscheine

Durch die Möglichkeit deine eigenen Vorlagen hochzuladen hast Du die maximale Gestaltungsfreiheit für deine Dokumente. Wie Du eine funktionierende Vorlage mithilfe von Platzhaltern erstellst, erklärt dir die integrierte Hilfe in billomat ganz genau. Der Link zur Hilfe bzw. zur Anleitung befindet sich auf der Vorlagen-Seite.

Screenshot: Eigene Rechnungsvorlagen verwenden in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Eigene Rechnungsvorlagen verwenden in der Rechnungssoftware billomat

Eine weitere Gestaltungsmöglichkeit für deine Dokumente bietet dir das Hochladen eines Hintergrunds für dein Briefpapier.

Screenshot: Eigener Hintergrund für Dokumente in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Eigener Hintergrund für Dokumente in der Rechnungssoftware billomat

Du kannst für verschiedene Dokumente sogenannte Freitexte festlegen, die immer in den jeweiligen Dokumententyp eingebunden werden.

Screenshot: Freitexte erstellen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Freitexte erstellen in der Rechnungssoftware billomat

E-Mail-Vorlagen in der Rechnungssoftware billomat

In der Rechnungssoftware billomat kannst Du nicht nur Vorlagen für deine Dokumente hinterlegen, sondern außerdem verschiedene E-Mail-Vorlagen gestalten.

Screenshot: E-Mail-Vorlagen erstellen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: E-Mail-Vorlagen erstellen in der Rechnungssoftware billomat

Die Nummernkreise in der Rechnungssoftware billomat

Die Einstellung für die Nummernkreise ist in billomat recht flexibel. Du kannst eine beliebige Reihenfolge aus Buchstaben, Zahlen und anderen Zeichen als Präfix festlegen.

Dir steht jeweils ein Nummernkreis mit eigenem Präfix für deine Artikel, Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Gutschriften, Lieferscheine und Kunden zur Verfügung.

Auch kannst Du die Mindestlänge für jeden Nummernkreis individuell bestimmen, es werden führende Nullen als Platzhalter eingesetzt um die Mindestlänge zu erreichen. Im Screenshot siehst Du bei der Rechnung, wie der Nummernkreis mit eingesetztem Präfix und Mindestlänge aussehen könnte.

Screenshot: Die Nummernkreide in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Die Nummernkreide in der Rechnungssoftware billomat

Die Konfiguration in der Rechnungssoftware billomat

Kommen wir zur nächsten Box auf der rechten Seite mit der Überschrift „Konfiguration“ und den Funktionen, die hier zusammengefasst sind:

  • Erscheinungsbild

Du hast bei passendem Tarif hier die Möglichkeit, das Erscheinungsbild deines Accounts anzupassen. Lade ein Logo hoch, ändere die Farben oder ändere den Hintergrund.

Screenshot: Den Account gestalten in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Den Account gestalten in der Rechnungssoftware billomat

  • Währung und Lokalisierung

Hier nimmst Du die Einstellungen für die Währung und das Gebietsschema vor.

  • Standard-Werte

Lege hier Standard-Werte für deine Dokumente fest.

Screenshot: Standard-Werte festlegen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Standard-Werte festlegen in der Rechnungssoftware billomat

  • Benutzerdefinierte Attribute

Hier hast Du die Möglichkeit deinen Kunden, deinen Artikeln und deinen Mitarbeitern Attribute zuzuweisen.

  • Steuern

Unter „Steuern“ bestimmst Du, ob Brutto- oder Nettopreise angegeben werden, legst neue Steuersätze an und kannst einstellen, für welche Länder keine Steuern berechnet werden.

Einen neuen Mitarbeiter anlegen in der Rechnungssoftware billomat

In der Box „Administration“ findest Du die Links „Mitarbeiter“ und „Rechte / Rollen“. Über „Mitarbeiter“ legst Du einen neuen Mitarbeiter an.

Screenshot: Einen neuen Mitarbeiter anlegen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Einen neuen Mitarbeiter anlegen in der Rechnungssoftware billomat

Unter „Rechte / Rollen“ kannst Du einstellen, welche Rechte Du deinen Mitarbeitern einräumen willst.

Screenshot: Rechte für deine Mitarbeiter einstellen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Rechte für deine Mitarbeiter einstellen in der Rechnungssoftware billomat

Kommen wir nun zu den Funktionen, die Du in einem Rechnungsprogramm wahrscheinlich hauptsächlich nutzt: Artikel erstellen, Rechnungen schreiben und Kunden anlegen. Diese drei Funktionen sind in billomat über die entsprechenden Reiter im oberen Bereich zu erreichen.

Einen Artikel hinzufügen in der Rechnungssoftware billomat

Einen neuen Artikel fügst Du über den Link „Artikel hinzufügen“ oder über den Button rechts „neuer Artikel“ hinzu. Es erscheint bei beiden Möglichkeiten dieselbe Eingabemaske für den neuen Artikel. Falls die automatisch vergebene Artikelnummer nicht passt, kannst Du an dieser Stelle die Artikelnummer nach deinen Wünschen ändern.

Screenshot: Einen neuen Artikel hinzufügen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Einen neuen Artikel hinzufügen in der Rechnungssoftware billomat

Du hast außerdem die Möglichkeit deine Artikel über eine CSV-Datei in die Rechnungssoftware billomat zu importieren.

Eine Rechnung erstellen in der Rechnungssoftware billomat

Der Link bzw. der Button zur Rechnungserstellung verbirgt sich hinter dem Reiter „Dokumente“. Im ersten Schritt wählst Du einen Kunden aus, an den die neue Rechnung gestellt werden soll.

Screenshot: Einen neue Rechnung erstellen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Einen neue Rechnung erstellen in der Rechnungssoftware billomat

Im nächsten Schritt hast Du unter anderem die Möglichkeiten:

  • die Rechnungsnummer zu ändern
  • eine Bezeichnung anzugeben
  • das Datum festzulegen
  • einen Einleitungstext zu schreiben
  • die Positionen hinzuzufügen
  • die Fälligkeit festzulegen
  • Akzeptierte Zahlarten anzugeben
  • und einen Anmerkungstext zu verfassen

Mit einem Klick auf den Button „Speichern“ wird die Rechnung als Entwurf gespeichert.

Screenshot: Einen neue Rechnung erstellen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Einen neue Rechnung erstellen in der Rechnungssoftware billomat

Du hast im weiteren Schritt die Möglichkeit die Rechnung zu bearbeiten, zu drucken, abzuschließen, zu kopieren, zu löschen oder als neue Abo-Rechnung einzurichten.

Für die Abo-Rechnung werden dir die entsprechenden zusätzlichen Einstellmöglichkeiten angeboten.

Weitere Dokumente erstellen in der Rechnungssoftware billomat

Neben einer Rechnung kannst Du weitere Dokumente erstellen. Alle Dokumentenarten sind in der Box „Dokumente“ auf der rechten Seite aufgelistet.

  • Rechnungen
  • Abo-Rechnungen
  • Angebote
  • Mahnungen
  • Gutschriften
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine

Als letzter Punkt ist hier „Eingangsrechnungen“ aufgeführt, den ich im nächsten Absatz erkläre.

Eingangsrechnungen erfassen in der Rechnungssoftware billomat

Um eine Eingangsrechnung zu erfassen, wähle in der Dokumenten-Box auf der rechten Seite den untersten Link „Eingangsrechnungen“ und anschließend oben rechts den Button „neue Eingangsrechnung“.

Im ersten Schritt wählst Du den Lieferanten aus. Im zweiten Schritt lädst Du über den Button auf der rechten Seite „Datei wählen“ die Eingangsrechnung zum Hochladen aus. Vervollständige noch die Daten wie beispielsweise die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die Rechnungsbeträge. Zum Schluss das Ganze speichern und fertig.

Screenshot: Eine Eingangsrechnung erfassen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Eine Eingangsrechnung erfassen in der Rechnungssoftware billomat

Anschließend hast Du die Möglichkeit die Rechnung zu drucken, zu bearbeiten, die Zahlung zu buchen oder die Rechnung zu löschen.

Neue Kunden und Lieferanten anlegen in der Rechnungssoftware billomat

Hinter dem Reiter „Kontakte“ verbirgt sich die Kunden- und Lieferantenverwaltung. Auf der rechten Seite in der Box „Kontakte“ wählst Du „Kunden“ oder „Lieferanten“ aus um zu der entsprechenden Verwaltung zu gelangen. Einen neuen Kunden bzw. Lieferanten legst Du über den Button oben rechts an.

Screenshot: Einen neuen Kunden anlegen in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Einen neuen Kunden anlegen in der Rechnungssoftware billomat

Über eine Eingabemaske gibst Du die üblichen Daten deines Kunden ein, wie beispielsweise die Kontaktdaten und die Bankverbindung. Des Weiteren hast Du unter dem Reiter Standard-Werte unter anderem die Möglichkeit für den Kunden individuell die Währung festzulegen, einen Rabatt zu vergeben und die Fälligkeiten zu bestimmen.

Bei den Lieferanten kannst Du neben den Kontaktdaten und der Bankverbindung folgende Daten eintragen:

  • die Währung
  • eine Kundennummer
  • die Gläubiger-ID
  • die USt-IdNr.
  • eine Notiz

Die Schaltzentrale in der Rechnungssoftware billomat

Der Reiter „Schaltzentrale“ oben links öffnet die Übersicht über deine Rechnungen und Angebote. Hier kannst Du kontrollieren, ob es überfällige Rechnungen gibt, welche Rechnungen noch offen sind, ob es Zahlungen eingegangen sind und wie sich dein Umsatz entwickelt. Außerdem erhältst Du einen Überblick über deine offenen Angebote.

Screenshot: Die Schaltzentrale in der Rechnungssoftware billomat

Screenshot: Die Schaltzentrale in der Rechnungssoftware billomat

Die Rechnungssoftware billomat für dich im Praxistest – Das Fazit

Die Rechnungssoftware billomat bietet für Selbstständige und kleine Unternehmen alle wichtigen Funktionen. Du kannst neben Rechnungen noch viele andere Arten von Dokumenten erstellen und verwalten. In der Gestaltung deiner Vorlagen bist Du völlig frei und auch Eingangsrechnungen lassen sich erfassen.

Auch billomat werde ich mir über einen Testzeitraum genauer anschauen und dir berichten, wie sich die Rechnungssoftware in unserer Praxis gemacht hat.

About The Author

Diana Ludwig

Webdesignerin, Pinselschwingerin, Bloggerin und Studentin der Medieninformatik. Mein Steckenpferd ist das freie Open Source 3D Programm Blender, über das ich auf Blender-Tutorial schreibe. Du findest mich auch auf Google+ oder abonniere unseren RSS-Feed.

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