Das Rechnungsprogramm FastBill für dich im Praxistest

Das Rechnungsprogramm FastBill für dich im Praxistest

Vor einiger Zeit habe ich dir das Rechnungsprogramm Lexoffice in zwei Blogartikeln ausführlich vorgestellt. Lexoffice ist einerseits ein einfach zu bedienendes und übersichtliches Rechnungsprogramm, aber andererseits hat es unter bestimmten Voraussetzungen seine Nachteile.

Für viele Selbstständige ist das Rechnungsprogramm Lexoffice sicherlich wunderbar geeignet aber dennoch gibt es Unternehmer wie beispielsweise wir, da passt dieses Rechnungsprogramm nicht optimal. Ich nehme deshalb in einer kleinen Artikel-Serie noch weitere Rechnungsprogramme unter die Lupe.

Solltest auch Du noch auf der Suche nach dem passenden Rechnungsprogramm sein, dann ist vielleicht das Rechnungsprogramm FastBill etwas für dich, dass ich dir heute ausführlich vorstelle.

Das Online-Rechnungsprogramm FastBill in der Übersicht

Das Rechnungsprogramm FastBill wurde für Selbstständige, Agenturen und kleine Unternehmen konzipiert. FastBill bietet dir folgende Funktionen:

  • Rechnungen erstellen und mit einem Klick versenden
  • Kleinunternehmer-Rechnung
  • Kundenverwaltung
  • Wiederkehrende Rechnungen oder Zahlungen
  • Angebote erstellen und versenden
  • Gutschriften und Mahnungen
  • Rechnungsversand per E-Mail oder Post
  • Rechnungsvorlagen individuell gestalten
  • Kunden Rechnungen online bezahlen lassen
  • Ausgaben erfassen und Belege archivieren
  • Detaillierte Reports
  • Im- und Export-Funktion
  • SSL Verschlüsselung und Backup

Der Umfang der Funktionen variiert je nach Paket. FastBill gibt es in drei verschiedenen Abos für 5 €, 19 € oder 49 € monatlich.

Screenshot der Preise des Rechnungsprogramms FastBill

Screenshot der Preise des Rechnungsprogramms FastBill

Das Rechnungsprogramm FastBill kostenlos testen

Bevor Du nun Geld investierst, kannst Du FastBill erst einmal für einen ganzen Monat testen. Nachdem Du FastBill ausgiebig ausprobiert hast, sollte dir die Entscheidung leichter fallen, ob das Rechnungsprogramm zu dir passt. Außerdem kannst Du möglicherweise auch besser einschätzen, welches Abo für dich das Beste ist.

In wenigen Schritten zum FastBill-Testaccount

Bereits auf der Startseite von FastBill hast Du die Möglichkeit dich für 30 Tage kostenlos anzumelden. Trage einfach deinen Namen und deine E-Mail-Adresse in die Felder ein, akzeptiere darunter die AGB und die Datenschutzerklärung mit einem Haken und schicke mit dem orangenen Button „LOS!“ deine Anmeldung ab. Optimalerweise solltest Du die AGB und Datenschutzbestimmungen vorher lesen 😉

Screenshot der Startseite des Rechnungsprogramms FastBill

Screenshot der Startseite des Rechnungsprogramms FastBill

Du erhältst umgehend eine E-Mail mit einem Aktivierungscode und deinen Zugangsdaten an die E-Mail-Adresse, die Du angegeben hast. In der E-Mail brauchst Du einfach nur auf den grünen Button „Aktivieren Sie Ihren Account“ klicken. Dein Account wird automatisch aktiviert und Du wirst zur Eingabe deiner Stammdaten im Account weitergeleitet.

Dein Name und deine E-Mail-Adresse sind hier schon vermerkt, trage nun die restlichen erforderlichen Daten ein. Du hast hier die Möglichkeit deinen Status als Kleinunternehmer nach §19 UStG anzugeben. Außerdem kannst Du deinen Account ohne oder mit Demo-Daten starten.

Screenshot der Willkommens-Seite deines FastBill-Accounts

Screenshot der Willkommens-Seite deines FastBill-Accounts

Mit dem grünen Button „Los geht’s“ landest Du auf dem Dashboard deines Accounts und kannst mit dem Testen loslegen. Ganz oben in deinem Account wird dir übrigens immer aktuell angezeigt, wie lange dein Test-Account noch läuft.

Was das Rechnungsprogramm FastBill kann

Im Folgenden werde ich dir einen Überblick über die Funktionen und Einstellungen im Rechnungsprogramm FastBill geben. Einige Funktionen werde ich nur kurz anreißen und auf andere Dinge wiederum näher eingehen. Wirklich alle Einstellungen bis ins kleinste Detail zu beschreiben würde diesen Blogartikel sprengen.

Wichtig ist, dass Du am Ende einen Eindruck davon gewinnst, was Du mit dem Rechnungsprogramm machen kannst. Los geht‘s.

Deine Konto-Einstellungen im Rechnungsprogramm FastBill

Deine Konto-Einstellungen findest Du oben rechts neben deinem Nutzernamen. Über den kleinen Pfeil gelangst Du zum Dropdown-Dropdown-Menü, in dem die verschiedenen Einstellungen und Funktionen aufgelistet sind.

Screenshot der Konto-Einstellungen

Screenshot der Konto-Einstellungen

  • Mitarbeiter-Zugänge
  • Leistungen / Produkte
  • Dokumenten-Vorlagen
  • Einstellungen
  • Import & Export
  • Persönliche Daten
  • Account wechseln
  • Logout

Gehen wir die Punkte einmal kurz durch:

  • Mitarbeiter-Zugänge:

Hier kannst Du für deine Mitarbeiter individuelle Zugänge anlegen und entsprechende Berechtigungen verteilen. Trage deinen Mitarbeiter mit Namen und E-Mail-Adresse ein. Dein Mitarbeiter erhält daraufhin eine E-Mail, in der er den Aktivierungs-Link für seinen Account findet. Den Mitarbeiter-Zugang kannst Du bearbeiten, sperren oder löschen.

  • Leistungen / Produkte:

Hier kannst Du deine verschiedenen Produkte und Dienstleistungen eintragen. Der Screenshot zeigt zwei Demo-Produkte von FastBill.

screenshot-rechnungsprogramm-fastbill-einstellungen

Auch deine Produkte kannst Du später noch bearbeiten und ändern.

  • Dokumenten-Vorlagen und Einstellungen:

Mit beiden Links kommst Du auf die Seite „Einstellungen“. Je nachdem, welchen Link Du angeklickt hast, ist der entsprechende Reiter geöffnet. Es gibt auf der Seite 6 verschiedene Reiter:

Screenshot der Einstellungen-Seite des Rechnungsprogramms FastBill

Screenshot der Einstellungen-Seite des Rechnungsprogramms FastBill

  • Übersicht:

Die Übersicht mit den Stammdaten deiner Firma und dem Button zu deinen Rechnungen, die Du von FastBill erhältst.

  • Stammdaten:

Unter dem Reiter Stammdaten kannst Du deine Stammdaten ändern und ein Firmenlogo hochladen.

  • Grundeinstellungen:

Unter Grundeinstellungen machst Du Angaben zum Unternehmen, richtest deine Nummernkreise ein, bearbeitest deine E-Mail-Optionen und hast die Möglichkeit einen Zugang für deinen Steuerberater anzulegen.

  • Rechnungsoptionen:

Unter Rechnungsoptionen trägst Du Standard-Texte für Dokumente ein wie zum Beispiel die Adresse und die Bankverbindung.

  • Vorlagen:

Unter Vorlagen kannst Du neue Dokument-Vorlagen erstellen und bearbeiten. Dafür steht dir ein Editor zur Verfügung mit zahlreichen Optionen und Einstellungen. Beispielsweise kannst Du Schriftart und Schriftgröße festlegen und sogar eine eigene Schrift hochladen.

Du kannst die Seitenränder einstellen, ein Logo einbinden und die Inhalte genau dort platzieren, wo Du sie haben willst. Die einzelnen Inhaltsblöcke lassen sich mit gedrückter Maustaste verschieben und in die gewünschte Größe skalieren. Kurzum: Du hast volle Kontrolle über das Layout deiner Dokumente.

Screenshot des Vorlagen-Editors im Rechnungsprogramm FastBill

Screenshot des Vorlagen-Editors im Rechnungsprogramm FastBill

  • Import & Export:

Hier werden dir alle Links zu den Schnittstellen aufgelistet, mit denen Du deine Daten einlesen und herunterladen kannst.

Screenshot der Import & Export Möglicbkeiten im Rechnungsprogramm FastBill

Screenshot der Import & Export Möglicbkeiten im Rechnungsprogramm FastBill

  • Persönliche Daten:

Hier kannst Du deine persönlichen Daten ändern, ein neues Passwort vergeben und ein Bild für dein Profil hochladen. Die Papiertüte als Profilbild ist ja auf Dauer nicht so schön 😉

  • Account wechseln und Logout:

Das erklärt sich sicherlich von selbst und ich muss es nicht weiter erläutern.

Das Dashboard des Rechnungsprogramms FastBill

Das Dashboard ist die Startseite deines Accounts. Auf dem Dashboard sind die wichtigsten Funktionen, die letzten Rechnungen, die neuesten Dokumente und die zuletzt bearbeiteten Kunden zusammengefasst.

Screenshot des Dashboards im Rechnungsprogramm FastBill

Screenshot des Dashboards im Rechnungsprogramm FastBill

Alle diese Optionen und Funktionen im Rechnungsprogramm erreichst Du auch auf anderem Weg und werden im Folgenden anhand dieser Wege näher beschrieben.

Einen Kunden im Rechnungsprogramm anlegen

Um einen neuen Kunden anzulegen, wähle in der Menüleiste ganz oben „Kunden“ aus. Auf der Kunden-Seite hast Du alle deine vorhandenen Kunden im Überblick. Um nähere Informationen über diese Kunden zu erhalten, reicht ein Klick auf den Kundennamen.

Screenshot der Kunden-Seite des Rechnungsprograsmms FastBill

Screenshot der Kunden-Seite des Rechnungsprograsmms FastBill

Der Zweck des grünen Buttons rechts „Neuen Kunden anlegen“ ist offensichtlich. Neben den Daten des Kunden wie z. B. Adresse, Lieferadresse und UST-IDNr. trägst Du hier auch die Zahlungskonditionen ein. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit das Logo des Kunden hochzuladen.

Eine Rechnung im Rechnungsprogramm erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen, wähle in der Menüleiste ganz oben „Dokumente“ aus. Auf der Dokumenten-Seite hast Du neben den Optionen Angebote und Rechnungen zu erstellen auch die Möglichkeit Belege zu erfassen.

Screenshot der Dokumenten-Seite des Rechnungsprogramms FastBill

Screenshot der Dokumenten-Seite des Rechnungsprogramms FastBill

Wenn Du eine neue Rechnung erstellst, kannst Du den betreffenden Kunden, der die Rechnung erhalten soll, aus deinem Kundenstamm auswählen. Du hast die Möglichkeit das Datum und die Texte zu ändern und außerdem festzulegen, welche Vorlage verwendet werden soll.

Screenshot der Rechnung erstellen Seite des Rechnungsprogramms FastBill

Screenshot der Rechnung erstellen Seite des Rechnungsprogramms FastBill

Deine Artikel trägst Du in die entsprechenden Felder ein, oder es geht noch einfacher: Nutze den Suchen-Link unter dem Artikel-Nr.-Feld und wähle aus deinen bestehenden Produkten aus. Auf diese Weise ist die Rechnung schnell mit den Produkten bzw. Dienstleistungen ausgefüllt.

Die Beträge werden automatisch zusammen gerechnet und mit einem Klick auf „Rechnung erstellen“ bist Du schon fertig. Die fertige Rechnung kannst Du gleich im Anschluss ausdrucken, downloaden und versenden.

Screenshot der fertigen Rechnung im Rechnungsprogramm FastBill

Screenshot der fertigen Rechnung im Rechnungsprogramm FastBill

Unter dem Button „Zahlung“ hältst Du den Zahlungseingang für diese Rechnung fest.

Die Rechnung wird automatisch im Ordner Rechnungen abgelegt. Diesen Ordner findest Du neben anderen Ordnern im unteren Teil der Dokumenten-Seite. Rufe den Ordner Rechnungen auf, um wieder zur gerade erstellten Rechnung zu gelangen. Alternativ werden dir die letzten Rechnungen auch in der Box angezeigt, die den Button „Rechnung erstellen“ beinhaltet.

Im Ordner sind alle Rechnungen übersichtlich aufgelistet und mit einem Blick kannst Du anhand des Rechnungsstatus erkennen, welche Rechnung bezahlt, fällig oder noch offen ist.

Screenshot der Rechnungen-Liste im Rechnungsprogramm FastBill

Screenshot der Rechnungen-Liste im Rechnungsprogramm FastBill

Mit einem Klick auf eine Rechnung erhältst Du wieder die weiter oben genannten Optionen wie ausdrucken, herunterladen usw.

Ein Angebot im Rechnungsprogramm erstellen

Ein Angebot erstellst Du nach demselben Prinzip wie eine Rechnung. Die Angebote werden im entsprechenden Ordner Angebote abgelegt.

Belege mit dem Rechnungsprogramm erfassen

Mit FastBill lassen sich nicht nur Rechnungen schreiben, sondern praktischerweise auch die Ausgaben erfassen. Den Beleg lädst Du einfach als Datei hoch und gibst noch folgende Daten dazu an: Lieferant, Rechnungsdatum und Nettobetrag.

Optional kannst Du noch das Fälligkeitsdatum, die Belegnummer und eine Bemerkung hinzufügen. Deine Belege findest Du im entsprechenden Ordner auf der Dokumenten-Seite oder alternativ in der Ausgaben-Box mit dem Beleg-erfassen-Button.

Screenshot der Beleg-Erfassung im Rechnungsprogramm FastBill

Screenshot der Beleg-Erfassung im Rechnungsprogramm FastBill

Einnahmen mit dem Rechnungsprogramm erfassen

Sehr praktisch finde ich beim Rechnungsprogramm FastBill, dass Du auch Belege für Einnahmen erfassen kannst. Auf diese Weise lassen sich auch Rechnungen, die Du bereits geschrieben hast in das Rechnungsprogramm einpflegen und werden als Einnahmen in die Berechnung einbezogen.

Die Belege für die Einnahmen werden nach demselben Prinzip erfasst, wie die Belege für deine Ausgaben. Und so kommst Du zur Funktion um deine Einnahmen zu erfassen: Wähle auf der Dokumenten-Seite den Ordner „Rechnungen“ aus oder klicke auf der Einnahmen-Box auf die Überschrift „Einnahmen“.

Auf der folgenden Seite findest Du die Liste deiner Rechnungen und über dieser Liste einen grünen Button „Neu erstellen…“. Nach Klick auf diesen Button kannst Du die Option „Einnahme erfassen“ auswählen.

Screenshot Button Einnahme erfassen im Rechnungsprogramm FastBill

Screenshot Button Einnahme erfassen im Rechnungsprogramm FastBill

Mit dem Rechnungsprogramm deine Ausgaben und Einnahmen überwachen

Kommen wir zum letzten Button in der oberen Menüleiste, den Finanzen. Unter Finanzen hast Du einen Überblick über deine monatlichen Einnahmen und Ausgaben. Du siehst auf einen Blick, welche Summe für den jeweiligen Monat noch offen ist. Mit den FastBill-Demo-Dateien ist im Screenshot leider nicht so viel zu sehen, aber Du solltest eine Vorstellung davon bekommen, wie es in der Praxis aussehen könnte.

Screenshot der Übersicht der Finanzen im Rechnungsprogramm FastBill

Screenshot der Übersicht der Finanzen im Rechnungsprogramm FastBill

Fazit zum Rechnungsprogramm FastBill

Das Rechnungsprogramm FastBill ist übersichtlich und einfach zu bedienen. Es hat auf den ersten Blick alles, was ein Selbstständiger und kleine Unternehmen mit einer einfachen Buchführung brauchen.

Ich werde meinen Testaccount voll ausnutzen und das Rechnungsprogramm FastBill in der Praxis ausgiebig testen. Nach dieser Testphase werde ich dir meine Erfahrungen und Erkenntnisse mit FastBill in einem Review festhalten. Bis dahin wünsche ich dir viel Spaß, solltest Du das Rechnungsprogramm FastBill selber ausprobieren* 😉

About The Author

Diana Ludwig

Webdesignerin, Pinselschwingerin, Bloggerin und Studentin der Medieninformatik. Mein Steckenpferd ist das freie Open Source 3D Programm Blender, über das ich auf Blender-Tutorial schreibe. Du findest mich auch auf Google+ oder abonniere unseren RSS-Feed.

7 Comments

  • Ken

    2. August 2014

    Grandioser Artikel! Da braucht man ja wirklich keinen Finanzberater oder Buchhalter mehr, wenn man sich mit Fastbill befasst! Werde noch heute wohl mal reinschnuppern, bin aber jetzt schon überzeugt, allein deshalb, wenn man den Artikel gelesen hat!

    Gruß

  • Diana Ludwig

    2. August 2014

    Hallo Ken,

    herzlichen Dank für dein Lob 🙂

    Ich wünsche dir viel Spaß beim Ausprobieren von FastBill und dass Du das für dich passende Rechnungsprogramm gefunden hast.

    Viele Grüße
    Diana

  • Frank

    4. August 2014

    Hallo Diana,

    ich muss sagen, es ist ein toller Bericht. Richtig schön ausführlich und mit Bildern. Da sieht man wenigstens, wie der Kundenbereich zum Teil aussieht, was für mich ja auch wichtig ist.

    Ich schwanke noch ein wenig, welches Rechnungsprogramm ich zukünftig nutzen sollte. Firstbill ist mir dabei über den Weg gelaufen, was auf den ersten Blick auch nicht verkehrt aussieht.

    Hast du über diesen Anbieter zufällig auch einen Praxistest hier irgendwo auf deiner Seite? Ich bin gerade dabei, noch ein weiteren Anbieter ins Auge zu fassen, sodass ich nun vor der Qual der Wahl stehe.

    LG Frank

  • Diana Ludwig

    4. August 2014

    Hallo Frank,

    erst einmal vielen Dank für Lob 🙂

    Leider kann ich dir bei deiner Frage nicht weiterhelfen, denn Firstbill kenne ich nicht. Ich kann Firstbill gerne auf meine Planungsliste setzen, es wird dann aber noch einige Zeit dauern, bis ich darüber berichte.
    Für das Rechnungsprogramm Firstbill gibt es die Möglichkeit es 4 Wochen kostenlos zu Testen – Du wirst sicherlich am schnellsten festellen, ob das Programm etwas für dich ist, wenn Du dir Firstbill selbst anschaust.

    Viele Grüße und noch viel Erfolg beim Ausprobieren
    Diana

  • Michael

    1. November 2014

    Danke, Diana, für den tollen Bericht!

    Wenn eine Rechnung vom Kunden bezahlt wird, taucht die dann nach einem Klick von mir (z. B. „bezahlt“) in meinen Einnahmen auf oder muss ich sie in einem weiteren Vorgang von Hand neu in den Einnahmenordner eintragen?

    Beste Grüße,
    Michael

  • Diana Ludwig

    2. November 2014

    Hallo Michael,

    es freut mich sehr, dass dir der Artikel gefällt 🙂

    Zu deiner Frage: Mein FastBill-Testaccount ist leider schon eine ganze Weile abgelaufen, also kann ich diesen Vorgang auf die Schnelle nicht testen. Es wird aber sicherlich so sein, dass die Einnahme automatisch verbucht und in den richtigen Ordner verschoben wird – alles andere wäre ja nicht effizient 😉

    Hole dir doch einen Testaccount und probiere mit den Demo-Daten alles aus. So kannst Du sicherlich am besten sehen, ob das Rechnungsprogramm zu dir passt.

    Viele Grüße
    Diana