Outsourcing für Klein- und Einzelunternehmer

Outsourcing für Klein- und Einzelunternehmer

Viele kennen bereits den englischen Begriff “Outsourcing”. Es handelt sich um das Nutzen (using) von Hilfen (resources) außerhalb (outside) des eigenen Unternehmens.  Es ist nur verwunderlich, wie am Ende aus den Einzeteilen ing + source + out das Wort „outsourcing“ zu Stande gekommen ist. (Höchstwahrscheinlich, weil man in der englischen Sprache immer andersherum denkt!)

In diesem Beitrag möchte ich einige Mythen, Vor- und Nachteile zum Thema Outsourcing betrachten und schließlich ein paar Tipps geben, wie man als Klein- oder Einzelunternehmer Outsourcing erfolgreich und effektiv nutzen kann.

Um das Ganze zu veranschaulichen, möchte ich mit einem Beispiel arbeiten:
Max ist Einzelunternehmer in Berlin und betreibt seit 2002 sein Geschäft als Weinhändler. Er importiert Weinsorten aus Italien und Frankreich und verkauft sie an Endkunden weiter. Das Geschäft läuft trotz der Wirtschaftskrise sehr gut, und gerade im Sommer findet Max nicht genügend Zeit, um alle Arbeiten zu erledigen. Finanziell kann er sich jedoch keine zweite Sekretärin leisten und so überlegt er jetzt, was er tun soll.

Outsourcing Mythen

Outsourcing ist nicht nur für Großkonzerne

Viele sind der Meinung, Outsourcing sei nur für Großkonzerne ein relevantes Thema. Auch Max denkt, nur größere Firmen hätten die Expertise, Managementskills und Mittel, einige Abteilungen oder Projekte ihrer Firma outzusourcen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Heutzutage gibt es zahlreiche Outsourcingfirmen, die für „Longtail“ Kunden geeignet sind. Das heißt, sie spezialisieren sich auf viele individuelle Kunden und Kleinprojekte.

Outsourcing steigert die Qualität

Max bleibt skeptisch: „Was ich nicht selber kontrollieren kann, kann leicht außer Kontrolle geraten.“ Dazu ist Max ein Perfektionist und denkt: „Was ich selber mache, mache ich richtig!“

Jedoch hat man als Einzelunternehmer, Freelancer oder im Kleinunternehmen nicht immer genügend Zeit, alles selbst zu erledigen. Es mangelt oft nicht nur an Zeit, sondern auch an Geld. Der Vorteil beim Outsourcing ist, dass Outsourcingfirmen eine höhere Qualität bieten können, da die outgesourcten Dienstleistungen ihr Kerngeschäft bilden. Outsourcingfirmen sind Fachexperten und haben meist viel mehr Erfahrung und Kompetenz in bestimmten Bereichen gesammelt, als Max selber es könnte.

Outgesourct wird nicht immer nach Indien

Es gibt gerade in Deutschland schon jetzt viele Outsourcingfirmen und Cloudservice Plattformen, die eine Art Outsourcing anbieten. Outsourcing findet also nicht mehr nur im Ausland statt. Viele spezialisierte Anbieter haben sich hier angesiedelt, weil zum Einen Konzerne, vor allem aber auch zunehmend Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen, die Chancen des Outsorucing erkennen und so das Marktpotential in Deutschland wächst.

Nachteile des Outsourcings

Abhängigkeit vom Dienstleister

Auch wenn das Geschäft gut läuft und Max mit seiner Outsourcingfirma zufrieden ist, besteht die Gefahr, dass die Outsourcingfirma plötzlich die Gebühren bzw. Preise erhöht oder – im schlimmsten Fall – Konkurs geht. Was soll er dann tun?

Leider ist man genauso vom Dienstleister wie auch vom Mitarbeiter abhängig. Die Gefahr lässt sich nur vermindern; sie kann nicht vermieden werden. Zum Glück gibt es Firmen, die man schnell einsetzen kann, die keine langen Kündigungsfristen oder Mindestvertragslaufzeiten haben und deshalb völlig flexibel arbeiten.

Für den Fall, dass Max‘ Sekretärin sich an dem Tag krank meldet, an dem er selbst mit Meetings und Bestellungen außer Haus beschäftigt ist, kann z.B. schnell und einfach eine Rufumleitung zu einem externen Telefonsekretariat eingerichtet werden, sodass alle Anrufe z.B. von den freundlichen Sekretärinnen der ebuero AG angenommen werden. Max kann sich beruhigt um die wirklich wichtigen Dinge kümmern und weiß, dass seine Anrufer immer einen persönlichen Ansprechpartner erreichen und optimal betreut sind.

Gemäß seinen Wünschen wird er per SMS, Email oder Fax über die Gespräche benachrichtigt. Die Sekretärinnen von ebuero nehmen auch Anrufe auf Französisch, Italienisch und Englisch entgegen, was besonders für Max‘ internationalen Weinhandel sehr günstig ist.

Vorteile des Outsourcens

Kostensenkung

Kostensenkung ist immer die erste Assoziation, wenn man an Outsourcing denkt. Beim ebuero Telefonservice gibt es sowohl Einstiegstarife ab 39€/Monat als auch aufwendigere Services wie zum Beispiel Konferenzraumvermietung.

Mehr Freiheit

Das Einstellen von Mitarbeitern gestaltet sich kostenaufwendiger und weit weniger flexibel als das Outsourcen von Dienstleistungen. Max kann seinen Vertrag für Sekretariatsdienstleistungen bei ebuero bis zum Monatsende ohne Gebühr kündigen.

Steigerung der Qualität

Wie gesagt, eine Firma die sich exklusiv auf einen Bereich spezialisiert, hat viel Expertise anzubieten. Was für Max eine Nebenaufgabe war, wird für die Outsourcingfirma zur Hauptaufgabe. Als Einzelunternehmer kann Max so die internen Unternehmensstrukturen verbessern: Indem er seine wichtigen „Nebenaufgaben“ in die zuverlässigen Hände von Outsourcingpartnern gibt, kann er sich selbst besser auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.

24 Stunden Erreichbarkeit

Ein (potenzieller) Kunde, der auf der Suche nach einem guten Wein ist, möchte oft unmittelbare Kommunikation. Ruft der Interessent bei Max an, da er sich beispielsweise für einen Chianti auf Max‘ Internetseite interessiert, so spricht der Interessent nicht auf dessen Anrufbeantworter. Der Kunde will auch nichts von „Ich bin gerade dabei, im Keller Lieferungen auszupacken, können Sie in drei Stunden nochmal anrufen?“ hören. Max muss sich bewusst sein, dass die Konkurrenz oft nur einen Mausklick oder Anruf entfernt ist!

Fazit

Lohnt es sich, als Einzel- oder Kleinunternehmer outzusourcen? Wie auf jede Frage im Leben lautet auch hier die Antwort: es kommt darauf an. Wenn die Notwendigkeit und der Bedarf bestehen und man einen passenden, kompetenten Partner gefunden hat, lohnt es sich auf jeden Fall.


Kasey-Navita-PhiferÜber die Autorin:

Kasey Navita Phifer arbeitet bei der ebuero AG, welche seit dem Jahr 2000 Telefon- und Büroservice anbietet.

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