Wie wird eine korrekte Rechnung erstellt?

Ordnungsgemäße Rechnungen erstellen – was muss beachtet werden?

Der folgende Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt nicht die Beratung durch einen Rechtsanwalt und/oder Steuerberater, er gibt ausschließlich die persönliche Meinung und Erfahrung des Autors wieder.

Jedes Unternehmen, ob Kleinunternehmer, Einzelunternehmer oder andere Unternehmensformen müssen (hoffentlich) Rechnungen ausstellen. Diese muss den Vorschriften genügen und finanzamtsicher sein, damit es im Nachhinein nicht zu ernsten Problemen kommt.

Bevor also das allererste Produkt verkauft oder eine Dienstleistung angeboten wird, sollte sich um die korrekte Rechnungserstellung gekümmert werden, damit man keine notwendigen Pflichtangaben auf der Rechnung vergisst.

Einzel- und Kleinunternehmer haben zu Anfang oft nicht die Möglichkeit auf ausgebildetes Personal zurückzugreifen – sie haben keine Buchhaltungs-Abteilung wie größeren Firmen.

Auch möchten viele das Geld erst einmal für ein externes Buchhaltungsbüro einsparen, das bedeutet, der Chef ist auch gleichzeitig Mädchen für alles und muss sich neben seinem Hauptgeschäft auch in tausend andere kleine Dinge einarbeiten – wie eben die korrekte Erstellung einer Rechnung.

Im Folgenden habe ich für euch die Rechnungsregelungen zusammengetragen und aufgelistet, was alles für eine finanzamttaugliche Rechnung notwendig ist.

Wann müssen Unternehmer und Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen?

Bereits seit Januar 2004 ist ein Unternehmer, der Lieferungen oder Leistungen an einen anderen Unternehmer oder juristische Person erbringt, verpflichtet eine Rechnung dafür auszustellen.

Beachtet bitte, dass vom betreffenden Unternehmer nicht erst ausdrücklich die Rechnung verlangt werden muss, sondern die Rechnungsstellung muss unaufgefordert erfolgen. Eine übliche Vorgehensweise ist hier oft, die Rechnung gleich bei erfolgter Bestellung zu versenden oder zusammen mit der Ware zu verschicken oder unmittelbar nach Erbringung der Dienstleistung auszustellen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Leistung oder die Lieferung steuerpflichtig oder steuerfrei ist.

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers

Die meisten Unternehmen geben nicht nur ihren Namen und die Anschrift auf der Rechnung an, welche natürlich vollständig und korrekt sein müssen, sondern führen noch weitere Kontaktdaten auf, wie Telefonnummer, Fax, E-Mail, Internetadresse und dergleichen.

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers

Nicht nur Name und Anschrift des Absenders müssen vollständig sein, sondern auch die des Empfängers.

Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Wichtig: Ohne Steuernummer darf keine Rechnung ausgestellt werden!

Falls der Unternehmer beide Nummern besitzt, reicht es aus nur eine Nummer zu nennen. Sinnigerweise wäre dies die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, da diese nicht nur der umsatzsteuerlichen Kennzeichnung in Deutschland dient, sondern in der gesamten Europäische Union. Die USt-IdNr. wird für den Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU benötigt und muss extra beantragt werden.

Unternehmer, die eine Website besitzen sind verpflichtet dort ein Impressum zu veröffentlichen.

Im Imressum muss, falls vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden. Dagegen muss die Steuernummer nicht angegeben werden und ihr solltet sie auch nicht veröffentlichen.

Mehr zum Impressum unter anderem in diesem Artikel.

Das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)

Das Datum an dem die Rechnung erstellt wurde. Das Rechnungsdatum ist nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum.

Das Leistungsdatum

Es muss nicht nur das Rechnungsdatum aufgeführt werden, sondern auch das Leistungsdatum. Das bedeutet den Zeitpunkt der Lieferung oder wann eine sonstige Leistung erbracht wurde.

Eine einmalige Rechnungsnummer

Bis zum Ende 2008 war es so, dass der Unternehmer fortlaufende Rechnungsnummern vergeben musste. Aber seit einer bundesweit gültigen Verfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz vom 02.11.2008 muss die fortlaufende Nummerierung nicht mehr beibehalten werden. Unabdingbar ist nur, dass jede Rechnungsnummer absolut einzigartig und damit eindeutig ist.

Die Rechnungsnummer darf sich aus Zahlen oder Buchstaben oder aus einer Kombination von Ziffern und Buchstaben zusammensetzen.

Manche Firmen verwenden Rechnungsnummern, die 10 oder mehr Schritte auseinander liegen. Das hat den Sinn, dass Kunden, die mehrere Rechnungen von betreffender Firma erhalten, nicht auf die gesamte Anzahl der Rechnungen des Unternehmens rückschließen können bzw. dieses zu erschweren.

Lieferdetails

Die Menge und die Art (Bezeichnung) der Lieferung bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen.

Rechnungssummen

Die Summen auf der Rechnung müssen nach der Umsatzsteuer aufgegliedert sein. Falls im Voraus eine Minderung des Vereinbarten Entgelts vereinbart wurde, muss auch diese aufgeführt sein, wenn sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt wurde.

Steuerbeträge

Der anzuwendende Steuersatz und der daraus resultierende Steuerbetrag muss angegeben werden, oder im Falle einer Steuerbefreiung der Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Elektronische Rechnung

Bei einer elektronischen Rechnung muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten garantiert werden, also der Absender muss dafür sorgen, dass eindeutig nachgewiesen werden kann, dass die Rechnung von ihm kommt und die Daten unversehrt sind.

Bis zum 01. Juli 2011 war es so, dass dies durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz, oder durch einen elektronischen Datenaustausch (EDI) gewährleistet wurde.

Im Art. 5 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) wird nun sinngemäß gesagt, dass die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur noch optional und nicht mehr verpflichtend ist.

Online nachzulesen beim Bundesministerium der Finanzen.

Den § 14 zum Austellen von Rechnungen könnt ihr online beim Bundesministerium der Justiz nachlesen: Vorschriften zur Rechnungserstellung

Rechnungen bei Kleinunternehmer

Auf Rechnungen von Kleinunternehmern, die keine Mehrwertsteuer ausweisen, muss dies deutlich gemacht werden damit die Rechnung korrekt ist.

Es reicht dafür einen einfachen Satz zu formulieren wie zum Beispiel „Nicht umsatzsteuerpflichtig nach § 19 1 UStG“ oder „Es erfolgt keine Ausweisung der Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG“.

Tipp:

Die Rechnung sollte auch so gestaltet sein, dass sie für den Kunden möglichst übersichtlich und verständlich ist. Darunter gehört eine klare Beschreibung der Ware oder Dienstleistung, die deutliche Angabe der Zahlungsbedingungen und des Zahlungsziels und die Angabe aller für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten, wie z. B. Kontonummer und Bankleitzahl. Von Vorteil sind auch verschiedene Kontaktmöglichkeiten bei Fragen zur Rechnung.

Wer nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite sein, sondern zusätzlich noch seine Arbeitsabläufe optimieren möchte, der kann über einen entsprechenden Dienst zur Rechnungserstellung nachdenken, zu empfehlen wäre dafür an dieser Stelle der Dienst zur Online-Rechnungserstellung Fastbill.

About The Author

Diana Ludwig

Webdesignerin, Pinselschwingerin, Bloggerin und Studentin der Medieninformatik. Mein Steckenpferd ist das freie Open Source 3D Programm Blender, über das ich auf Blender-Tutorial schreibe. Du findest mich auch auf Google+ oder abonniere unseren RSS-Feed.

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