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Arbeitsabläufe optimieren, Inspiration steigern

Wenn alles optimal läuft in der Selbständigkeit, muss man sich kaum Gedanken machen. Der Kundenstamm wächst von Tag zu Tag, die Firma vergrößert sich und die finanzielle Unabhängigkeit ist ein real gewordener Traum.

Doch der alltägliche Arbeitswahnsinn kann die eigene Kreativität stoppen, die Möglichkeit sich weiter zu entwickeln und dazu zu lernen. Nicht immer bleibt die Zeit dem aktuellen Marktgeschehen zu folgen und seine Fähigkeiten auszubauen.

Gerade wenn der Selbständige als Einzelkämpfer unterwegs ist, kann einen die Spirale der Lustlosigkeit und der sinkenden Inspiration treffen ohne das man etwas davon merkt – ein schleichender und gefährlicher Prozess für jeden Selbständigen.

Die meisten Selbständigen jedoch lieben ihre Arbeit und schlussendlich möchte niemand seine gewonnene Selbständigkeit aufgrund mangelnder Inspiration und Motivation verlieren.

Manchmal hilft ein kleiner Schubser in die richtige Richtung oder eine kleine Änderung im täglichen Arbeitsablauf um wahre Wunder zu bewirken.

Der Arbeitsplatz

Tag ein Tag aus das gleiche Bild. Der Tisch steht in irgendeiner dunklen Ecke, das Regal mit wichtigen Unterlagen steht 2 Meter entfernt an der Wand, Bilder liegen zwar auf dem PC um Websites zu gestalten aber an den Wänden herrscht Tristesse.

Blumen oder farbige Wände sind eh nur was für Frauen (Wer das denkt – 5 Euro in die Chauvi-Kasse!) und wenn das Telefon klingelt muss man erst in den Nebenraum rennen. Kurzum es herrscht nicht nur Chaos im Büro sondern auch das Umfeld lässt eher an eine freudlose Mondlandschaft denken.

Fange an deine Arbeitsabläufe zu optimieren. Egal ob mehrere Monitore genutzt werden um den Workflow zu verbessern, wichtige Unterlagen immer griffbereit sind oder einfach nur genug Schreibmaterial für das nächste Telefonat zur Verfügung steht.

Eine geringe Modifikation des Arbeitsplatzes bewirkt auf lange Sicht im Zeitmanagement wahre Wunder. Wenn dann noch die Atmosphäre des Raumes durch etwas gestalterischen Mut erhöht wird lässt sich die tägliche Arbeitsmotivation weiter steigern.

Schließlich muss nicht nur die Arbeit Spaß machen, sondern auch der Ort an dem die Arbeit stattfindet muss so angenehm wie möglich gestaltet werden.

Der Tagesablauf

Arbeit ist das halbe Leben, Planung für einen Selbständigen ist die andere Hälfte. Viele Selbständige nehmen die Arbeit wie sie kommt und erledigen diese dann. Jedoch sollte am Anfang der Woche in Ruhe die Eckpfeiler der Woche aufgeschrieben und geplant werden.

Hierzu kann entweder mit einem Programm oder dem guten alten Terminkalender aus Papier gearbeitet werden. Wer seine anliegenden Arbeiten genau plant und sich Meilensteine setzt wann eine Aufgabe erledigt sein muss, schafft diese dann auch meist zu diesem Termin.

Kleinere Arbeiten die anfallen, dies sind Aufgaben die weniger als 5 Minuten Aufwand bedeuten, sollten immer sofort in Angriff genommen werden. Wer diese Minimalaufgaben immer wieder vor sich herschiebt wird eines Tages feststellen, dass eine 5 Minutenarbeit zu einer Wochenangelegenheit geworden ist.

Sich von anderen Inspirieren lassen

Gut andere würden Fremdinspiration auch als klauen bezeichnen aber warum sollte man nicht von anderen Selbständigen lernen und dieses in seinen eigenen Arbeitsablauf integrieren. Dies betrifft aber nicht nur die reinen Arbeitsabläufe sondern auch das Abarbeiten von Tutorials oder anderen Tipps und Tricks die von Selbständigen veröffentlicht werden.

Diese eignen sich gut dazu eigene festgefahrene Gewohnheiten aufzubrechen und seine Denkweise zu erweitern. Es ist klar, dass die Zeit dafür rar gesät ist aber oftmals reicht die berühmte eine Stunde in der Woche aus um positive Resultate zu erzielen. Hier gilt, auch wenig kann viel helfen.

Es müssen aber nicht unbedingt Anleitungen sein die nachgearbeitet werden. Sicher hast Du schon mal Dinge im WWW gefunden die Du gut findest. Lerne diese selber ohne Netz und doppelten Boden nachzuarbeiten und arbeite dich so in verschiedene Programme und Funktionalitäten ein.

Zeitschriften, Magazine, Bücher, Blogs lesen

Das Internet bietet eine Fülle von Informationen und gerade einschlägige Blogs von Selbständigen für Selbständige können einem helfen die eigenen Arbeitsabläufe oder kreativen Ideen zu verändern, anzupassen oder zu erweitern.

Viele vernachlässigen aber mittlerweile die Printmedien, doch während Blogs oftmals noch aus Spaß an der Freude geschrieben werden und nicht immer auf der Höhe des aktuellen Zeitgeschehens sind (Ausnahmen gibt es immer), findet man in den bekannten Zeitschriften oftmals sehr tiefgehende und mit viel Aufwand recherchierte Artikel, die im Internet erst spät zu finden sind.

Die Lektüre die man sich gönnt und für die sich auch regelmäßig Zeit genommen werden sollte muss also breit gefächert sein. 15 Minuten am Tag lesen können auch hier schon viel bewirken im Bereich der Inspiration und des Zeitmanagements.

Stärken stärken und Schwächen auslagern

Besinne dich auf die Arbeiten die du gut kannst und damit einen optimalen Zeit-Leistungsaufwand hast. Verbessere dich in deinen Bereichen und versuche Arbeiten die Dir nicht so liegen an andere zu delegieren.

Aufgaben die die eigenen Kenntnisse übersteigen, man kann einfach nicht alles wissen und können, nehmen überdurchschnittlich viel Zeit in Anspruch.

Vergesse dein privates Umfeld nicht

Gerade als Freelancer und Einzelkämpfer ist die Gefahr sehr groß das Privatleben auszugrenzen und sich nur noch auf die Arbeit zu stürzen. Das ist einer der größten Fehler den man als Selbständiger machen kann.

Ohne private soziale Kontakte ist es schwer den Kopf wieder frei zu bekommen und damit effektiv zu arbeiten.

Software nutzen

Rechnungen erstellen, Angebote schreiben, Zahlungseingänge überprüfen, die Übersicht über verschiedene Projektstatus behalten und vieles mehr.

Der alltägliche Bürokrieg und die Verwaltung des „Papierkrams“ lässt viele Selbständige verzweifeln und demotivieren. Hier gibt es mittlerweile viele Programme am Markt die einen bei der Verwaltung unterstützen.
Für die Projektverwaltung eignet sich unter anderem die Onlinelösung von FastBill*.

Fazit:

Um sich die eigene Inspiration zu erhalten und seine täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren bedarf es zumeist nur kleinen Änderungen im eigenen Verhalten. Auch hier gilt – machen! Von nichts kommt nichts.

Wer sich an den ein oder anderen Tipp hält wird feststellen, dass er seine eigene Produktivität deutlich steigern kann.

About The Author

Andreas Meyhöfer

Wirtschaftsinformatiker (B.Sc.), Fachinformatiker (AE), Verlagskaufmann, Blogger, BTX-Kind und Käsekuchenliebhaber. Immer auf der Suche nach der nächsten Herausforderung. Du findest mich auch bei Google+ oder abonniere unseren RSS-Feed.

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